钦州市第二人民医院关于印发《采购管理实施办法（修订）》的通知

 

　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　钦州市第二人民医院
　　　　　　　　      　　　2018年2月5日

 
    根据《自治区2018—2019年广西政府集中采购目录及限额标准的通知》（桂财采〔2017〕26号）、《自治区卫生计生委关于进一步加强医疗卫生机构药品和医用耗材采购管理工作的通知》（桂卫药政发〔2016〕3号）、《关于钦州市本级预算单位通用类货物网上商城供货采购的通知》（钦市财采〔2017〕30号）精神，推进阳光采购，以“公开、公平、公正”原则，结合我院相关规定，制定本实施办法。
医院采购原则上应纳入年度预算管理，一般情况下未列入年度预算不得申请采购（特殊情况例外）。根据国家《招标投标法》和《政府采购法》的规定以及程序原则进行。为规范我院采购行为，明确采购范围，对采购金额符合采购限额标准以上的必须通过委托代理招标机构进行政府采购，低于采购限额标准以下的实行院内招标采购。
    一、按规定委托代理招标机构采购管理
 （一）医学装备采购。医疗设备采购原则上必须经医疗装备委员会讨论通过（单项设备500万以上需经职工代表大会通过），然后由医院采购领导小组最后讨论确定批准。采购根据医院实际情况缓急由院部作出采购计划，由设备科按程序采购，限额标准以上根据《自治区2018—2019年广西政府集中采购目录及限额标准》规定采购。通过公示应邀3家以上代理机构，以抽签形式确定委托招标代理机构，由设备科配合代理招标机构按程序完成招标采购工作。
    医用耗材、试剂采购根据广西自治区自治区卫计委加强医疗卫生机构药品和医用耗材采购管理工作的文件要求进行网上集中采购，须在入围医用耗材、试剂品种目录内进行网上采购，以满足临床需要采购原则；质量同等低价优先原则；质量价格同等服务信誉好者优先原则；总体同等属地优原则。由医院医用耗材、试剂遴选专家小组和采购监督小组共同确定品种和价格，经院领导审批后方能采购。
   （二）药品采购。药品采购应严格执行国家谈判药品价格结果进行网上采购；广西壮族自治区招标采购药品，要在入围目录药品价格进行网上采购；定点生产药品按全国统一采购价格或自治区统一采购价格进行网上采购；直接挂网采购目录药品按医院与药品生产企业议定价格网上采购。以满足临床需要采购原则；质量同等低价优先原则；质量价格同等服务信誉好者优先原则；总体同等属地优先。采购品种的选择及价格确定：由医院药事管理与药物治疗学委员会和采购监督小组共同确定品种和药品价格，经院领导审批后方能采购。
　（三）物资、工程（维修）、信息项目、服务类采购。物资、工程（维修）、信息项目、服务类等采购，根据《自治区2018—2019年广西政府集中采购目录及限额标准》规定采购。结合医院发展、业务需要，由医院采购领导小组讨论确定批准采购，按医院实际情况缓急由院部作出采购计划，根据采购项目对应职能部门按集中采购标准规定采购，限额标准以上通过公示应邀3家以上代理机构，以抽签形式确定委托招标代理机构，由相应采购项目分管职能部门配合代理招标机构按程序完成招标采购工作。
     二、合同签订及付款
    《合同》的编制主要由相关职能部门和采购监管（询价）小组完成，经医院法律顾问审核，财务审计部门和纪委审查，签署意见，报采购领导小组审批，签订合同。原则上合同总额10万元以下由分管领导签订，大于10万元由主要领导负责人签订。各类付款严格按合同中付款方式条款进行，设备（医用耗材、试剂）、物资、工程（维修）、信息项目、服务类采购原则上经验收合格后方可提出付款申请，由对应科室提出申请付款计划，分管财务院领导签字后，报主要负责人审批执行。
    三、采购验收
　坚持采购完成后立即验收制度，纪检监察审计部门监督验收过程，采购部门的科主任对采购物资质量负责，未经验收合格的物资（项目工程）不得投入使用。采购验收分资料验收和设备验收两部分。以医疗设备采购为例，资料验收：根据订货单、合同等采购文件，由设备科和使用科室指定专人将供应商资质和设备资质（含商检报告、机械注册证、进口报关单、设备使用说明书、维修手册、合格证）等资料收集，并根据设备配置清单逐一清点，设备验收，医疗设备进行检测，对医护人员进行现场培训和指导等，验收合格后填写验收报告，登记设备编号作存档。其他采购的验收参考上述流程进行资料与实物的验收，保障所采购物资的质量。
    四、低于采购限额标准以下实行院内招标采购
　（一）采购医疗设备、办公设备、医用耗材、试剂、信息、宣传与广告、货物类：单项预算金额(年度)在1-10万元，但批量预算金额(年度)在20万元以下。
工程类:自治区本级、设区市(年度)同一预算级次单位预算金额累计达到30万元以下的工程项目。
服务类:自治区本级、设区市单项预算金额(年度)在1-10万元，但批量预算金额(年度)在20万元以下的服务。
   （二）规范采购方式。加强医院院内采购全过程监督与管理，采购医疗设备、医用耗材、试剂、信息、宣传与广告、办公设备、物资、基建项目、维修工程、服务等，在限额标准以下的严格按院内招标采购流程，需购科室向相关职能部门递交采购议题申请，并递交产品或服务的规格和要求参数说明书，对应职能部门认真审核，结合利用情况与市场调查调研等向院部反馈汇报，经主要领导同意，呈院务会集体讨论决定，项目通过后，递交“采购谈判询价小组”指定人员接收召开询价会议，询价会议由“询价小组成员”、“采购监督管理小组成员”和相关科室人员参会，通过对比至少三家及以上供货单位,对产品或服务的规格达到要求的进行询价，择物优价廉者询价采购。经议价集体讨论决定，对采购产品或项目成交确认的价格、供货企业、配送情况等信息进行公示，无异议后签订合同书。同时做好采购台帐存档。营造公开、公平采购环境，接受群众监督，确保采购各环节在阳光下运行。
    （三）采购的分工
    1.采购低于采购限额标准以下的设备、耗材、试剂、设备服务类，由需购科室向设备科递交书面采购申请书，设备科认真审核。结合临床使用情况与市场调查，初步选出拟购的品牌、型号等（包括院内现用设备、科室申请设备及其它待选设备）。经审核提交“设备管理委员会”由设备科组织“设备委员会”召开产品遴选会议，会上设备科作产品采购调研汇报，申请科室作采购理由汇报，经委员会讨论确定遴选采购设备、耗材、试剂品牌与型号，对确定遴选采购产品一年内有效采购期，遴选出的产品呈报分管领导，经同意后递交医院“采购谈判询价小组”进行询价，由“采购监督管理小组”监督询价会议，询价确定后公示，无异议的签订合同进行采购。
    2.采购办公设备、物资、后勤服务类，低于采购限额标准以下的，由后勤部负责落实具体院内招标程序工作；采购信息项目和信息服务类等，低于采购限额标准以下，由信息科负责落实具体院内招标程序工作；宣传类采购，低于采购限额标准以下的，由宣传科负责落实具体院内招标程序工作。
  （四）院内谈判（询价）工作流程
   1.会议公示。召开询价会议提前三天预公示，公示期间接受三家或以上家公司报名。
　2.组织召开院内询价会议。一是院内组织项目询价小组成员并签署评委登记表及监督人员签到表；二是由评委组长宣读本次询价的职责及纪律，组织报名公司签署报价文件登记表，宣布截止时间，与报名的公司检查报价文件的密封性及签署检查结果登记表；三是评委小组审查报价公司的资格证书并签署资格审查表，由评委小组对第一次报价当场唱票并填写记录表；四是由评委小组与报价公司分别洽谈项目采购价格并要求进行二次报，由评委小组对第二次报价当场唱票并填写最终报价结果，对最终报价进行公示；五是公示后无异议的签订合同进行采购；六是院内谈判（询价）价格在一年内有效。
  （五）询价工作准备
　1.采购科室根据各部门的采购计划或采购申请，编制采购申请表，按程序报批后向询价小组提出书面询价申请，并按需询价物资的名称、品种、规格编制询价资料。
　2.询价小组根据采购科室申请及批准文件，选定参加询价的供应商名单：询价小组通过遴选符合资格条件的供应商，选择实力强、服务优质的供应商不少于三家，并向其发出询价邀请书，让其第一次报价，供应商应在规定的时间内用信封或文件袋密封报价单送达指定地点（纸质报价单），否则视为无效报价，由采购部门接收密封好的报价材料。
　3.询价工作。询价工作由采购科室、院办、党办、审计、财务科各派一人组成。询价小组负责询价工作，包括收集供应商资质材料、按询价小组的决定向供应商发送询价采购邀请书，并接收供应商报送的报价单等书面材料。并负责做好询价记录，记录包括集体讨论情况，参加评定人员意见，并让参加人员在记录汇总上签字，监督小组负责对询价工作实行全程监督。
   （六）召开询价会议要求
    1.询价小组按确定的日期、时间和地点召开询价会议。
    2.询价工作小组人员在询价会议上当场拆封供应商的报价，（必要时让供应商以PPT形式演示产品简介），询价小组以物优价廉选择原则。
    3.询价会议召开时，所有询价小组成员必须参加，若不能参加，由相关科室副主任参加，若询价小组组长或超过半数成员不能参加则另行择期召开。
    4.当所有供应商的报价不符合询价规定时，可选择重新邀请新的供应商进行报价，或再次组织原供应商进行二次报价。
    5.询价会议结束后，将询价结果反馈到主管领导审批，进行公示；无异议与中选供应商签定合同。
 （七）付款方式（同以上第二大点）
 （八）询价资料归档管理
所有院内采购询价与监督文件资料在询价结束后7个工作日内归档，由审计科保管；并在每年1月份将全年资料原件移交医院综合档案室，保存为30年，审计科、相应职能部门（各保存一式）。归档文件包括采购科室编制的采购目录、申请审批表、供应商的报价单、商品规格及技术服务要求资料、询价及监督会议纪录、签到表及照片、签定合同等，由采购科室、审计科各执一份归档保管。
 （八）采购要求与责任追究
    医院采购领导小组负责医院各类采购工作，全过程监督与管理，确保“公平、公正、公开”的采购环境，杜绝采购环节中的不规范甚至违规违法行为。一是申请科室及采购职能科室不得推荐供应商，不得干扰询价小组和监督小组等相关部门工作；二是询价小组和监督小组按照工作职责及流程履行职责，不得受任何无关因素干扰与影响；三是医院纪检监察对院内采购询价、监督、采购行为进行定期或不定期核查，对存在问题进行调查处理，造成严重违规的移交司法部门处理。
 
　　附件：1.院内招标询价流程图
　　　　　2.院内招标采购相应表格（１－5表）
　　　　　　   
    附件1

　        钦州市第二人民医院院内招标询价流程图

附件2-1
钦州市第二人民医院（院内）询价评标签到表
项目名称：
地点：			时间：     年   月   日
序号	姓名	科 室	职称或职务	备   注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

 
 
 
 

附件2-2
钦州市第二人民医院（院内）询价投标文件递交登记表
项目名称：
序号	投标单位	法人代表或委托人签名	身份证或法人证号	签到时间 （年、月、日、时、分）	联系电话	备注
1
2
3
4

 
 

附件2-3

钦州市第二人民医院（院内）询价投标文件密封检查结果表

项目名称：

时间：    年   月   日

序号

投标单位

投标文件密封性检查结果

法人或委托人签名

备注

1

2

3

4

附件2-4

钦州市第二人民医院（院内）询价投标资格审查表

项目名称：

序号

投标单位

投标人是否提供有效的“营业执照”副本复印件

中华人民共和国组织机构代码证复印件

法定代表人身份证复印件

税务登记证复印件

法人授权委托书原件和委托代理人身份证复印件

医疗器械生产或经营许可证复印件

检察机关出具的行贿犯罪档案查询的书面告知函

投标文件有效性

审  核  结  果

是否同意进入询价评标

不合格 原因摘要

1

√

√

√

√

√

√

√

√

同意

2

√

√

√

√

√

√

√

√

同意

3

√

√

√

√

√

√

√

√

同意

4

√

√

√

√

√

√

√

√

同意

1、符合“√”；2、不符合“×”

询价小组签字：

 

附件2-5
钦州市第二人民医院（院内）询价投标结果汇总表
项目名称：
评标时间：      年    月   日   时   分         地点：                    使用科室：
序号	投标单位	投标报价（元）	排名	投标人签名
1
2
3
4
询价小组组长签字：                  监督人员签字：                    记录员签字：